Privacyverklaring en cookiebeleid

Laatst geüpdatet: 8 december 2025

Praktijk Samen Thuis, gevestigd aan
Korte Hoogstraat 3, 5124 RE Molenschot,
ingeschreven bij de KvK onder nummer 68884222,
is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Wij gaan uiterst zorgvuldig om met jouw gegevens.
Wij verwerken alleen wat nodig is, beveiligen je gegevens en delen nooit iets met derden voor commerciële doeleinden.

Voor vragen over dit beleid kun je contact opnemen via:
merel@praktijksamenthuis.nl

1. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Wij verwerken gegevens omdat je gebruikmaakt van onze diensten of omdat je deze zelf aan ons verstrekt.

1.1 Gegevens van ouders, verzorgers en volwassenen

• naam

• adres

• telefoonnummer

• e-mailadres

• geboortedatum

• betaal- en factuurgegevens

• gegevens die je zelf verstrekt in correspondentie of formulieren

1.2 Gegevens van kinderen en jongeren (minderjarigen)

Omdat wij met kinderen werken:

• naam en geboortedatum

• gegevens van gezaghebbende ouder(s)

• relevante informatie over school of gezin (indien nodig voor begeleiding)

• opdrachten, reflecties en notities uit sessies

• voortgang in het traject

• informatie die tijdens sessies wordt gedeeld

Wij verwerken geen medische dossiers en stellen geen diagnose.

1.3 Gegevens voor online diensten

Bij deelname aan digitale producten of online programma’s verwerken wij:

• accountgegevens in Membirds

• aankoophistorie

• voortgang in modules

• ingestelde voorkeuren

1.4 Automatisch verzamelde gegevens

Onze website verzamelt automatisch:

• IP-adres (geanonimiseerd)

• apparaatgegevens

• browserinformatie

• websitegedrag

• cookievoorkeuren

2. Grondslagen voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:

• uitvoering van een overeenkomst: traject, sessie, aankoop, online programma

• toestemming: aanmelding nieuwsbrief, marketing, gratis download

• wettelijke verplichting: administratie, fiscale bewaarplicht

• gerechtvaardigd belang: websitebeveiliging en geanonimiseerde analytics

Voor minderjarigen wordt toestemming gevraagd aan de gezaghebbende ouder(s).

3. Waarvoor wij persoonsgegevens gebruiken

3.1 Uitvoering van begeleiding

• plannen en uitvoeren van afspraken

• bijhouden van dossier en voortgang

• contact met ouders of deelnemers

• begeleiden in rouw- of ontwikkelprocessen

3.2 Online diensten en digitale producten

• toegang geven tot online programma’s

• verzenden van digitale aankopen

• gebruikerssupport

3.3 Communicatie

• informeren over afspraken

• versturen van bevestigingen en facturen

• updates over jouw traject

Praktijkberichten via WhatsApp zijn toegestaan.

3.4 Verbetering van dienstverlening

• geanonimiseerde analyse van websitegebruik

• optimaliseren van ons aanbod

3.5 Wettelijke verplichtingen

• administratie en facturatie

• belastingaangifte

4. Verwerking van gevoelige gegevens

In het kader van rouw- en verliesbegeleiding kan je informatie delen die gevoelig van aard is.
Wij:

• verwerken deze gegevens alleen voor begeleiding

• delen ze nooit zonder grondslag

• slaan geen medische informatie op

• bewaren nooit meer dan noodzakelijk

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren gegevens nooit langer dan noodzakelijk:

• coach- en kinddossiers: tot 1 jaar na afronding van het traject

• administratie en facturen: 7 jaar (wettelijke plicht)

• e-mailcorrespondentie: maximaal 3 jaar

• online accounts (Membirds): zolang je actief bent of tot je verwijdering vraagt

• analytics-gegevens: worden geanonimiseerd

6. Delen van persoonsgegevens met derden

Wij delen gegevens uitsluitend met partijen die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening en alleen wanneer er een verwerkersovereenkomst is afgesloten.

Dit betreft onder andere:

• Membirds – gebruikersondersteuning, online programma’s

• Mollie – betalingen, automatische incasso

• Squarespace – website en formulieren

• ActiveCampaign/MailBlue – e-mailcommunicatie (alleen met toestemming)

• Videobelplatformen zoals Zoom of Google Meet (indien sessies online plaatsvinden)

• Boekhouder en belastingdienst – wettelijke verplichtingen

• Adiona – alleen voor klachtenafhandeling wanneer relevant

• Calendly – plannen van afspraken

Gegevens worden nooit verkocht.

7. Marketingcommunicatie

Praktijk Samen Thuis verstuurt marketingcommunicatie uitsluitend wanneer:

• je hiervoor expliciet toestemming hebt gegeven, of

• je een betaald product/dienst hebt afgenomen en je bent geïnformeerd over de soft opt-in (zie hieronder)

7.1 Expliciete toestemming

Je geeft toestemming door:

• een vinkje te zetten bij inschrijving

• akkoord te gaan tijdens een aankoop

• je aan te melden voor een gratis product

• je op te geven voor de nieuwsbrief

Je kunt je altijd uitschrijven via de link onderaan elke e-mail.

7.2 Soft opt-in (betaalde klanten)

Bij een betaalde aankoop mag Praktijk Samen Thuis je informeren over soortgelijke diensten, zolang:

• je dit vooraf is meegedeeld, en

• je je altijd kunt afmelden

7.3 Geen marketing aan minderjarigen

Marketing wordt niet verzonden aan jongeren onder 16 zonder toestemming van ouder/voogd.

8. Cookies en tracking

Wij gebruiken:

• Google Analytics (geanonimiseerd IP) – websitegebruik analyseren

• Meta Pixel – alleen bij toestemming

• technische cookies – noodzakelijk voor functioneren website

• cookies van derden bij embedded content

• Calendly kan functionele cookies plaatsen wanneer je de planningsmodule opent.

Meer details vind je in onze Cookieverklaring.

9. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende maatregelen:

• SSL-beveiliging

• twee-factor-authenticatie

• versleutelde opslag

• beperkte toegang (alleen Merel)

• beveiligde back-ups

• beveiligde cliëntdossiers

Heb je aanwijzingen van misbruik? Neem direct contact op via merel@praktijksamenthuis.nl.

10. Jouw rechten

Je hebt recht op:

• inzage

• correctie

• verwijdering

• beperking van verwerking

• bezwaar

• dataportabiliteit

• intrekken van toestemming

Wij reageren binnen 30 dagen.

Kinderen hebben extra rechten:

• vanaf 12 jaar: mede-beslissingsrecht

• vanaf 16 jaar: volledig zelfstandig beslissingsrecht

11. Datalekken

Bij een datalek melden wij dit, indien vereist, binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij betrokkenen wanneer nodig.

12. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Dit beleid kan worden gewijzigd. De meest recente versie staat altijd op de website.
Bij belangrijke wijzigingen word je per e-mail geïnformeerd.

13. Contactgegevens

Praktijk Samen Thuis
Merel Tielkemeijer
Korte Hoogstraat 3
5124 RE Molenschot
E-mail: merel@praktijksamenthuis.nl
Website: www.praktijksamenthuis.nl